:: Pengenalan Pemrosesan Transaksi ::

:: Pengenalan Pemrosesan Transaksi ::

• Pendahuluan

Sebagaimana yang telah kita ketahui dalam dasar-dasar akuntansi didalamnya akan terjadi proses transaksi dengan berbagai macam pemrosesan. yaitu bisa secara langsung atau secara online.

pemrosesan transaksi merupakan suatu kegiatan akuntansi dalam usaha yang tekait pada bisnis.

• Contoh Arus transaksi Manufaktur ;

1. Pengkodean

Untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.

2. Pengklasifikasian Transaksi

karena tingkat arus transaksi dalam suat uperubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus - siklus transaksi untuk pengelompokan.

contoh :

perusahaan Manufaktur : - pendapatan - pengeluaran - produksi -keuangan

• Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis ;

- Siklus pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.

- Siklus pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.

- Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.

- Siklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen dana-dana modal termasuk kas.

Komponen-komponen Pemrosesan transaksi ;

Perusahaan yang melakukan aplikasi e-business

Internet dan teknologi serta aplikasi yang terkait membuat perubahan drastis dalam cara orang bekerja dan mengoperasikan bisnis , dan bagaimana teknologi informasimendu-kung kegiatan operasi bisnis dan aktivitas kerja para pemakai .

 Bisnis dengan cepat akan berubah menjadi perusahaan e-business.

 Internet dan jaringan serupa Internet didalam perusahaan (intranets), danjaringan antar  peru-sahaan dan mitra dagangnya (extranets) akan menjadi infrastruktur Teknologi Informasi yang utama dalam mendukung kegiatan operasi bisnis dari sebagian besar perusahaan.

 Perusahaan e-business bersandar pada teknologi seperti diatas karena:

 Rekayasa kembali dan revitalisasi proses bisnis internal

 Menerapkan sistem perdagangan elektronik antara perusahaan  dengan para penyalur dan pelanggan mereka.

Komponen-komponen pemrosesan transaksi ;

a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

Dokumen-dokumen Sumber ;

Dokumen sumber atau dikenali juga sebagai dokumen punca merupakan dokumen yang membuktikan berlakunya sesuatu urus niaga dan merupakan asas dalam rekod perakaunan. Kawalan ke atas dokumen sumber penting untuk memastikan data perakaunan adalah boleh dipercayai dan tepat. Tujuan penyediaan dokumen sumber adalah sebagai langkah kawalan dalaman, bukti berlakunya urus niaga dan merupakan input kepada proses perekodan.

Seperti yang anda telah pelajari dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan, terdapat berbagai jenis dokumen sumber dalam aktiviti perniagaan. Penjelasan mengenai dokumen sumber yang lazim digunakan telah diberikan dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan. Beberapa jenis dokumen yang kerap digunakan diberi di bawah ini.

Invois
Invois terdiri daripada 2 jenis iaitu invois jualan yang membuktikan berlakunya jualan kredit dan Invois belian yang membuktikan berlakunya belian kredit.

Butiran dalam invois termasuklah: kuantiti, harga, ciri barang atau perkhidmatan, cara penghantaran perlaksanaan perkhidmatan dan syarat kredit.

Nota debit
Dokumen ini memaklumkan catatan debit yang telah dibuat pada sesuatu akaun misalnya, nota debit dari bank yang memaklumkan simpanan pelanggan dikurangkan kerana pembayaran tertentu seperti pembayaran balik hutang atau pembayaran perkhidmatan bank.

Nota kredit
Dokumen ini memaklumkan catatan kredit kepada sesuatu akaun misalnya nota kredit daripada pembekal kepada pembeli memaklumkan pembeli bahawa akaunnya telah berkurangan disebabkan oleh pemulangan barang atau pemberian diskaun.

Resit
Dokumen ini mengesahkan urus niaga tunai. Resit boleh dikeluarkan oleh perniagaan bagi tunai yang diterima dan resit juga boleh diterima oleh perniagaan jika perniagaan membuat bayaran.

Bil tunai
Dokumen ini juga boleh mengesahkan jualan secara tunai jika perniagaan yang mengeluarkan bil tunai.Sebaliknya, jika perniagaan menerima bil tunai, ini bermakna perniagaan telah membuat belian secara tunai.

Baucer pembayaran
Dokumen ini juga memberi maklumat mengenai urus niaga atau bank. Baucer pembayaran merupakan bukti bagi pembayaran yang telah dibuat sama ada secara tunai atau melalui cek. Dokumen ini mengandungi maklumat seperti jumlah pembayaran, tujuan pembayaran, barangan yang dibeli, kuantiti, harga dan maklumat lain yang difikirkan perlu. Dokumen ini perlu disahkan sebelum pembayaran dibuat dengan tandatangan penerima.

Nota serahan
Dokumen yang dikeluarkan oleh pembekal diberikan kepada pembeli sebagai bukti penyerahan barang oleh pembekal. Nota serahan mengandungi keterangan tentang jenis barang yang dihantar dan kuantiti. Walau bagaimanapun, maklumat dalam dokumen ini tidak direkod ke dalam jurnal.

Ciri-ciri Dokumen Sumber
Dokumen punca perlu mempunyai ciri-ciri tertentu supaya dapat berfungsi dengan berkesan dan dapat memudahkan proses perekodan maklumat. Antara ciri-ciri ini ialah:

- Memudahkan diisi

- Mengandungi maklumat urus niaga yang diperlukan

- menentukan jumlah salinan yang diperlukan

- Bentuk setiap kumpulan (atau salinan) sepatutnya berbeza mungkin berdasarkan warna atau saiz atau ciri lain.

Jenis jurnal :

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.

Penyimpanan data transaksi :

Macam-Macam File penyimpanan :
1. Master File
 Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
 kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks
 Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).


4. File Tabel
 Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.