::: OTOMATISASI KANTOR (OA) :::

OTOMATISASI KANTOR (OA)

Pembangunan kantor elektronik / otomatisasi kantor merupakan suatu usaha untuk mengotomatisasi sebagian dari kegiatan perkantoran sehari-hari dengan memanfaatkan teknologi komputer

OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.

SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Para pengguna OA :

1.      Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2.     Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.

3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.  Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

Sasaran-sasaran dari pembangunan otomatisasi kantor :

1.  Peningkatan produktivitas kerja dan efektivitas waktu. Hasil kerja lebih berkualitas, kuantitas pekerjaan yang dapat diselesaikan meningkat. Penggunaan aplikasi database untuk membuat system pemrosesan transaksi akan memudahkan staf dalam penyusunan laporan penjualan, persediaan barang dan neraca.

2.     Peningkatan komunikasi. Pembangunan jaringan komputer akan meningkatkan komunikasi antar staf. Pembangunan internet akan meningkatkan komunikasi dengan pihak eksternal termasuk supplier dan konsumen.

3.      Data terintegrasi. Jaringan komputer memungkinkan dilakukan pengintegrasian data.

4.     Menghemat investasi. Dalam jangka panjang, pembangunan jaringan komputer dapat menekan biaya investasi karena dapat dilakukan sharing baik hardware maupun software.

APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :

::: DATABASE DAN MANAJEMEN DATABASE :::

DATABASE DAN MANAJEMEN DATABASE

Hirarki Data Tradisional :

1.      Elemen data / Field : suatu elemen data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi.

2.      Record : gabungan sebuah elemen data yang terkait.

3.      File : himpunan seluruh record yang berhubungan.

Aktifitas Manajemen Data :

  1. Pengumpulan data ; data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat pada sebuah form yang disebut dokumen sumber yang berfungsi sebagai input.

2.      Integritas dan Pengujian ; data diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasi data tersebut.

3.      Penyimpanan data dan pemeliharaan.

4.      Keamanan data.

5.      Organisasi data ; data disusun sedemikian untuk memenuhi kebutuhan user.

6.      Pengambilan data ; data dibuat agar dapat digunakan oleh user yang berhak.

Dua jenis Penyimpanan Sekunder :

1.      Penyimpanan Berurutan / Sequential Access Storage Device (SASD) ;

Media penyimpan untuk mengisikan record yang diatur dalam susunan tertentu. Data pertama harus diproses pertama kali, data kedua diproses kedua kali, dst.

2.      Penyimpanan Akses Langsung / Direct Access Storage Device (DASD) ;

Mekanisme baca atau tulis yang diarahkan ke record tertentu tanpa pencarian secara urut. Komputer mikro memiliki disk drive dan hard disk.

Cara Mengolah Data :

1.      Pengolahan Batch ;

Mengumpulkan data terlebih dahulu kemudian diproses sekaligus.

2.      Pengolahan On – Line ;

Setiap data yang diinput langsung didapat output atau hasilnya.

3.      Sistem Real Time ;

Sama seperti pengolahan On – Line, hanya saja data yang ada di update sesuai dengan perubahan waktu.

KONSEP DATABASE

Database :  Kumpulan data-data yang terpadu yang disusun dan disimpan dalam suatu cara sehingga memudahkan untuk dipanggil kembali.